Als Assistenz der Regionalgeschäftsleitungen im Geschäftsbereich Medizin agieren Sie als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Führungskräften, Teams sowie internen und externen Ansprechpartnern und tragen maßgeblich zu einer professionellen Kommunikation und reibungslosen Zusammenarbeit bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• eigenständige Organisation, Koordination und Priorisierung komplexer Termin-, Besprechungs- und Veranstaltungsformate 
• proaktive Unterstützung der Regionalgeschäftsleitungen bei organisatorischen, administrativen und kommunikativen Themen 
• professionelle Steuerung und Koordination der internen und externen Korrespondenz einschließlich der Vorbereitung von Stellungnahmen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen 
• souveräne Kommunikation mit unterschiedlichen Adressaten sowie Unterstützung bei sensiblen Sachverhalten 
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen und Workshops einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung vereinbarter Ergebnisse und Maßnahmen
• eigenverantwortliche Steuerung von Aufgaben, Fristen und Prioritäten sowie Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses 
• Organisation und Begleitung digitaler Besprechungs- und Veranstaltungsformate 
• Unterstützung bei der Disposition ambulanter und stationärer Begutachtungsaufträge in enger Abstimmung mit den beteiligten Fachbereichen 
• Anwendung und Weiterentwicklung digitaler Arbeits- und Kommunikationsprozesse unter Nutzung von Microsoft-Office-Anwendungen sowie digitaler Kollaborationsplattformen 
• Mitwirkung bei der Einführung und Anwendung innovativer Technologien, insbesondere KI-gestützter und automatisierter Prozesse zur Effizienzsteigerung administrativer Abläufe 
• Übernahme regionsübergreifender Vertretungsaufgaben

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen oder eine vergleichbare Qualifikation 
• nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften sowie im Management komplexer organisatorischer und kommunikativer Prozesse 
• Erfahrung im professionellen Umgang mit unterschiedlichen Interessengruppen sowie in der adressatengerechten Kommunikation auf verschiedenen Hierarchieebenen 
• idealerweise Erfahrungen im Beschwerde- oder Konfliktmanagement 
• gute Kenntnisse im Projekt- und Prozessmanagement 
• ausgeprägte digitale Kompetenz sowie sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint 
• idealerweise praktische Erfahrungen im Einsatz von KI-Anwendungen, digitalen Assistenzsystemen und Workflow-Automatisierungen 
• herausragende Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres, verbindliches und professionelles Auftreten 
• hohe soziale Kompetenz und ausgeprägtes Gespür für unterschiedliche Gesprächs- und Interessenslagen 
• Fähigkeit, auch in herausfordernden oder konfliktbehafteten Situationen souverän, lösungsorientiert und deeskalierend zu agieren 
• ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative 
• sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Sicherheit bei der Erstellung anspruchsvoller Korrespondenz, Berichte und Entscheidungsvorlagen 
• hohe Service- und Dienstleistungsorientierung verbunden mit einem professionellen Rollenverständnis 
• Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein 
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen, zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten 
• Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei hoher Arbeitsdichte den Überblick zu behalten 

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Die Stelle ist für Schwerbehinderte geeignet.

Der Medizinische Dienst Sachsen-Anhalt fördert die Bewerbung von entsprechend qualifizierten und geeigneten Kandidaten (m/w/d) unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung, Religion, Weltanschauung oder Familienstand. Wir fördern Vielfalt, Gleichberechtigung und flexibles Arbeiten.

Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen geben Sie uns Ihre Einwilligung, Ihre von Ihnen übersendeten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens zu verarbeiten (vgl. Artikel 6 DSGVO; siehe auch § 32 BDSG).

Informationen zum Umgang mit Ihren Bewerberdaten finden Sie unter www.md-san.de/datenschutz.